Riunione periodica sulla sicurezza: cos’è, quando è obbligatoria e chi partecipa
In alcune aziende, tra i vari obblighi del datore di lavoro c’è anche la riunione periodica sulla sicurezza, un incontro molto importante che richiede la partecipazione di alcune figure interne e professionisti esterni all’organizzazione. Oltre a rappresentare un obbligo di legge, si tratta di un’azione essenziale per il bene dell’impresa e la tutela dei lavoratori.
Cos’è la riunione periodica (ex art. 35)?
La riunione periodica per la sicurezza sul lavoro è un incontro organizzato dal datore di lavoro, durante il quale vengono esaminati una serie di aspetti legati alla prevenzione dei rischi e delle malattie professionali in azienda. L’obiettivo di questa riunione è valutare i principali fattori di rischio presenti nell’ambiente aziendale, analizzando innanzitutto le misure già intraprese per la prevenzione e la protezione dei lavoratori.
Nell’incontro le parti valutano anche la necessità di realizzare delle attività specifiche di formazione dei dipendenti, oppure altri interventi orientati al miglioramento della sicurezza nell’impresa. La riunione periodica è disciplinata dall’articolo 35 del TUSL (D.Lgs. 81/08 aggiornato alla L. 17 dicembre 2021, n. 215), il Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro, dove sono definiti tutti gli aspetti inerenti questo tipo di attività, dai partecipanti ai risultati che devono essere ottenuti.
Perché è importante la riunione periodica in azienda?
La convocazione della riunione periodica sulla sicurezza è un’attività di fondamentale importanza all’interno delle aziende, in quanto contribuisce a migliorare la tutela della sicurezza dei dipendenti. Non si tratta infatti di una formalità, ma di un impegno concreto ed essenziale nella prevenzione dei lavoratori, allo scopo di garantirne la corretta protezione contro i rischi ai quali sono esposti durante lo svolgimento del proprio lavoro.
Attraverso questa attività, infatti, vengono trattate diverse tematiche legate alla sicurezza in azienda, a partire da un’approfondita valutazione dei rischi esistenti e degli strumenti adottati per monitorare la salute dei lavoratori. La riunione periodica è anche un’opportunità per verificare il funzionamento di sistemi di prevenzione, ad esempio analizzando l’efficienza e l’idoneità dei dispositivi di protezione individuale (DPI) utilizzati in azienda.
Durante queste riunioni i partecipanti possono anche proporre nuove idee e linee guida utili per ottimizzare la gestione dei rischi, oppure segnalare delle attività di formazione a addestramento che possano fornire un contributo alla prevenzione di infortuni, incidenti e malattie. Inoltre, vengono elaborati di comune accordo i programmi di informazione per la sicurezza, viene verificata l’incidenza di malattie professionali tra il personale aziendale e si creano report dettagliati della situazione attuale e le nuove strategie da seguire.
Quando è obbligatoria la riunione periodica sulla sicurezza?
La riunione periodica sulla sicurezza obbligatoria fa parte degli adempimenti necessari di un datore di lavoro, in particolare in tutte le aziende con oltre 15 dipendenti. Si tratta, dunque, delle imprese con un organico da quindici lavoratori in su, considerando in questo conteggio anche eventuali soci operanti nell’attività dell’azienda.
Nel computo dei dipendenti dell’organico aziendale rientrano varie figure, tra cui:
- dirigenti;
- lavoratori assunti con contratto a tempo indeterminato;
- lavoratori assunti con contratto a tempo determinato;
- lavoratori assunti con contratto di telelavoro;
- lavoratori assenti per malattia, aspettativa o maternità.
Rimangono esclusi dal conteggio invece alcuni lavoratori:
- apprendisti;
- coniuge e parenti;
- tirocinanti e stagisti.
Per quanto concerne le aziende con meno di 15 dipendenti, l’articolo 35 del Testo Unico sulla Sicurezza prevede che sia comunque possibile richiedere tale incontro, una facoltà concessa al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS). Questo soggetto, individuato e scelto dai lavoratori dell’azienda, può chiedere al datore di lavoro la convocazione della riunione, al fine di discutere i temi legati alla sicurezza e alla prevenzione dei rischi e degli infortuni dei dipendenti dell’impresa.
Quante volte è prevista la riunione periodica?
A stabilire ogni quanto la riunione periodica sulla sicurezza debba essere convocata è sempre l’articolo 35 del TUSL. Secondo la legge, questo incontro deve essere organizzato almeno una volta l’anno, tuttavia la periodicità può variare a seconda di alcune circostanze specifiche. Nel dettaglio, nelle aziende con almeno 15 dipendenti la riunione periodica sulla sicurezza deve essere indetta in caso di variazioni delle condizioni di esposizione al rischio.
Ciò significa che l’incontro deve avvenire ogni volta che cambiano l’organizzazione, la struttura e le tecnologie aziendali, qualora espongano i lavoratori a nuovi rischi non precedentemente contemplati. Si tratta di una circostanza piuttosto frequente al giorno d’oggi, infatti è abbastanza comune l’introduzione in azienda di nuove tecnologie che influiscono sulla salute e la sicurezza dei lavoratori, interventi che richiedono un’apposita riunione tra il datore di lavoro e le figure preposte per l’aggiornamento delle misure di prevenzione e protezione.
Chi indice la riunione periodica sulla sicurezza?
La riunione periodica sulla sicurezza è convocata dal datore di lavoro, il quale per ottemperare alle norme di legge deve organizzare l’incontro per lo meno una volta l’anno. Tuttavia, l’articolo 35 del TUSL prevede che la riunione periodica possa essere indetta anche da un rappresentante del datore di lavoro. Inoltre, la convocazione può avvenire direttamente da parte del datore di lavoro, oppure attraverso il servizio di prevenzione e protezione dai rischi.
Cosa succede se il datore di lavoro non indice la riunione periodica per la sicurezza?
Se non viene rispettata l’obbligatorietà della riunione periodica sulla sicurezza, oppure l’incontro non si svolge in modo conforme a quanto stabilito dalla legge, il D.Lgs. 81/2008 prevede delle sanzioni amministrative a carico del datore di lavoro o del dirigente incaricato di tali attività. In particolare, se la riunione non viene realizzata almeno una volta l’anno viene applicata una multa da un minimo di 2.457,02 euro fino a un massimo di 4.914,03 euro.
Quando durante la riunione non sono affrontati tutti i temi obbligatori, invece, ovvero gli argomenti indicati dal programma, l’ammenda può arrivare fino a un massimo di 8.108,14 euro. Anche se non viene redatto il verbale della riunione periodica sulla sicurezza il datore di lavoro è passibile di una sanzione pecuniaria, seppur in forma ridotta, con un valore minimo di 614,25 euro e fino a un importo massimo di 2.211,31 euro.
Chi partecipa alle riunioni periodiche sulla sicurezza?
L’articolo 35 del TUSL indica chi partecipa alla riunione periodica sulla sicurezza, stabilendo l’obbligatorietà della presenza delle seguenti figure:
- datore di lavoro o un suo rappresentante;
- responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi (RSPP);
- medico competente laddove nominato;
- rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS).
Il ruolo del datore di lavoro è quello di convocare l’incontro e confrontarsi con gli altri partecipanti, verificando la competenza dei collaboratori presenti alla riunione e delegando ove necessario i propri doveri a terzi. Il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi deve coordinare le diverse figure preposte alla sicurezza e alla salute aziendale, provando la correttezza del suo operato e verificando lo svolgimento dei vari compiti conferiti agli addetti del servizio di prevenzione e protezione.
Il medico competente deve redigere un documento con i risultati della sorveglianza sanitaria realizzata mediante le visite mediche, dati che devono essere anonimi e raccolti in forma collettiva. È inoltre sua facoltà verbalizzare l’incontro e sottoscriverlo, per dimostrare l’adempimento di tutti i suoi doveri. Il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, invece, ha il compito di riportare le esigenze dei lavoratori in merito alla sicurezza nell’impresa, sia riguardo al mantenimento degli standard vigenti, sia in relazione al miglioramento delle attività di protezione e prevenzione.
Possono inoltre partecipare anche altre figure, qualora i temi trattati lo richiedano come il responsabile delle Risorse umane, il Responsabile dell’Amministrazione e Controllo, il Preposto ecc.
Quali sono gli argomenti all’ordine del giorno nella riunione periodica?
Durante la riunione periodica sulla sicurezza vengono dibattuti una serie di argomenti e realizzate diverse attività di valutazione, analisi e controllo, tra cui:
- esame del documento di valutazione dei rischi;
- analisi dell’andamento degli infortuni in azienda, delle malattie professionali e dell’attività di sorveglianza sanitaria;
- valutazione dell’efficacia dei dispositivi di protezione individuale, verifica delle caratteristiche tecniche e dei criteri di scelta dei DPI utilizzati;
- verifica dei programmi di informazione e formazione dei lavoratori e dei dirigenti sulla sicurezza e la protezione della salute dei dipendenti.
Ad esempio, in occasione degli incontri il medico competente informa il datore di lavoro e gli altri partecipanti dei risultati collettivi anonimi dell’attività di sorveglianza sanitaria realizzata, affinché vengano prese misure adeguate per garantire la salute psicofisica dei lavoratori. Tra i temi trattati, invece, possono esserci l’implementazione di nuove tecnologie o attrezzature e i relativi effetti sulla sicurezza aziendale, oppure l’introduzione di nuovi prodotti e il modo in cui possono condizionare i rischi per i lavoratori.
Inoltre, nel corso della riunione possono essere individuati dei codici di comportamento per la prevenzione dei rischi di malattie professionali e infortuni, comprese delle prassi utili da adottare per migliorare la sicurezza dei lavoratori. Allo stesso modo, si possono identificare degli obiettivi specifici per il miglioramento degli standard di sicurezza aziendali, basati sulle linee guida e i programmi relativi al sistema di gestione dei rischi sul lavoro. Nel verbale vengono riportati tutti gli argomenti discussi e le considerazioni emerse durante la riunione periodica sulla sicurezza.
Chi redige il verbale della riunione periodica?
Il verbale della riunione periodica sulla sicurezza sul lavoro è un documento che attesta lo svolgimento dell’incontro, il quale deve essere messo a disposizione di tutti i partecipanti che possono consultarlo in qualsiasi momento, oltre agli organi preposti alle attività ispettive. La verbalizzazione della riunione viene effettuata dal servizio di prevenzione e protezione, con l’apposizione della data e l’applicazione della firma di tutti i partecipanti all’incontro sulla sicurezza.
