Sistema di gestione della qualità: la norma ISO 9001:2015
La norma ISO 9001 stabilisce i requisiti minimi che il Sistema di Gestione per la Qualità di un’organizzazione deve dimostrare di soddisfare per garantire il livello di qualità.
È finalizzata alla gestione della qualità, per ottenere un aumento dell’efficacia ed efficienza dei processi interni e il miglioramento della soddisfazione dei clienti e dei fornitori, nonché il miglioramento continuo delle prestazioni aziendali ed è oggi lo standard nazionale e internazionale più noto e più diffuso.
L’azienda certificata deve essere in grado di assicurare il miglioramento della qualità dei propri beni e servizi.
La ISO 9001 si rivolge a qualsiasi tipologia di organizzazione pubblica o privata, di qualsiasi settore e dimensione, manifatturiera o di servizi.
L’adozione della norma ISO 9001
Certificare la propria azienda significa ricevere un’ispezione periodica (audit), da parte di enti di certificazione accreditati, che andranno a verificare se l’azienda ha progettato un buon Sistema di Gestione per la Qualità. Le aziende dovranno tener conto di ogni raccomandazione rilasciata dagli ispettori dell’ente di certificazione, sulla base delle loro valutazioni, raccolte in un apposito rapporto.
L’adozione della norma ISO 9001 è volontaria, anche se in alcuni casi corrisponde ad un obbligo normativo (per esempio per ottenere un accreditamento nel settore della formazione, della sanità, dei lavori pubblici, …).
Costruire un proprio Sistema di Gestione per la Qualità serve sia all’azienda che desidera certificarsi, sia a quella che non lo vuole. Infatti migliorare i processi aziendali come proposto dalla norma ISO 9001 è sicuramente utile a prescindere dalla certificazione, perché la norma fornisce tutti gli strumenti necessari per gestire al meglio la propria attività.
Per progettare un sistema in conformità con la norma ISO 9001 è necessario conoscere la differenza fra processo e procedura. In gergo tecnico, infatti, questi due termini hanno accezioni diverse e la loro comprensione influenza l’approccio al SGQ. Un processo è un insieme di attività progettate per raggiungere un obiettivo, ad esempio il ricevimento delle forniture. Una procedura è un insieme di prescrizioni che puntano a raggiungere l’eccellenza operativa di un particolare processo, ad esempio il regolamento aziendale che descrive i passaggi ed i controlli da effettuare al ricevimento di forniture.
L’ottemperanza ai requisiti della norma va descritta su un apposito manuale, detto proprio “Manuale della Qualità”. Il Sistema Qualità è composto in oltre di procedure e di modulistica necessaria per poter dimostrare in maniera tangibile come l’azienda stia operando. In questo contesto viene coinvolto l’intero organigramma aziendale e il personale responsabile, che dovrà seguire le modalità riportate nel Sistema Qualità progettato in attuato.
ll certificato di qualità previsto dalla ISO 9001 è diventato importante anche per chi fa formazione, in quanto è necessario per l’ottenimento dell’accreditamento Regionale nella maggiore parte delle regioni italiane. L’accreditamento serve ad esempio per poter accedere ai fondi formative europei.
Requisiti
La ISO 9001 specifica i requisiti di un Sistema di Gestione per la Qualità e rappresenta l’opportunità per la pianificazione di questo. Tiene in considerazione tutti i processi aziendali per:
- garantire l’ottimizzazione dell’utilizzo delle proprie risorse;
- ottimizzare i costi di produzione;
- raggiungere gli obiettivi attesi;
- mantenere un livello qualitativo costante del proprio prodotto o del proprio servizio al fine di accrescere la soddisfazione del cliente.
La presente norma internazionale promuove l’adozione di un approccio per processi nello sviluppo, attuazione e miglioramento dell’efficacia di un sistema di gestione per la qualità, al fine di accrescere la soddisfazione del cliente mediante il rispetto dei requisiti richiesti dallo stesso cliente.
La norma può essere utilizzata da parti interne ed esterne all’organizzazione, compresi gli organismi di certificazione, per valutare la capacità dell’organizzazione di soddisfare i requisiti del cliente.
La pubblica amministrazione, congiuntamente alle sue funzioni politiche, amministrative e tecniche, è chiamata ad assumere rispettivamente il triplice compito di regolatrice della qualità, committente della qualità ed erogatrice di qualità. Per questo, nonostante non operi in un ambiente competitivo, il sistema ISO 9001 contribuisce a definire gli indicatori necessari a valutare i risultati e la trasparenza degli atti in base a standard di riferimento.
Opportunità
La norma ISO 9001 non spiega come impostare il modello di gestione dal punto di vista qualitativo, ma ha lo scopo di incoraggiare le imprese e le proprie strutture a capire quali siano gli obiettivi che si vogliono raggiungere, utilizzando al meglio le proprie risorse.
Ad esempio:
- maggiore visibilità e trasparenza verso i mercati di riferimento;
- soddisfazione del cliente;
- possibilità di partecipare a bandi e gare pubbliche;
- controllo dei costi e riduzione degli sprechi;
- aumento della produttività e dell’efficacia dei processi interni;
- adozione di un modello organizzativo basato sull’approccio integrato ai processi e sulla condivisione delle esperienze dei singoli.
Per un efficace utilizzo della norma occorre evitare di:
- adottare un Sistema di Gestione non coerente con le necessità dell’organizzazione stessa;
- introdurre inutili duplicazioni nel sistema;
- inserire obiettivi non raggiungibili;
- dichiarare una qualità del prodotto o servizio diversa rispetto a quella dichiarata o richiesta dal mercato di riferimento;
- trascurare il periodico auto-controllo e monitoraggio del Sistema.
Come funziona
Il modello ISO 9001 rappresenta uno strumento strategico che mira ad una valutazione del contesto in cui opera, ad un’analisi di rischi e opportunità al controllo dei costi e di conseguenza alla riduzione degli sprechi.
Porta ad una riduzione del rischio di non rispettare gli obiettivi indicati ai propri clienti e ad un aumento della capacità di tenere sotto controllo i processi, valutando le prestazioni offerte.
Per questo acquista valore la presenza di un ufficio qualità.
La ISO 9001 fornisce un modello organizzativo di base che può essere completato con dei requisiti specifici di alcuni ambiti, descritti in norme di settore, a seconda dell’obiettivo e delle finalità delle prestazioni.
L’introduzione e l’applicazione della gestione del rischio come componente fondamentale nella certificazione di qualità ha allargato i campi di intervento.
Obiettivi
Il testo della norma ISO 9001 pone al centro la realizzazione di un sistema di gestione diversi obiettivi, quali:
- la soddisfazione del cliente;
- lo studio dei rischi;
- la visione dell’azienda come un insieme di processi tra loro in stretta relazione e finalizzati a fornire prodotti o erogare servizi che rispondano in modo costante ai requisiti fissati;
- il miglioramento continuo delle prestazioni.
Le integrazioni del 2015 hanno introdotto nuove tematiche finalizzate a costruire una politica aziendale che mira alla sostenibilità. In questo senso, un’azienda è sostenibile se, creando valore economico, riduce gli impatti ambientali e aumenta il valore sociale.
Altra nuova tematica introdotta nel 2015 riguarda la leadership intesa come requisito organizzativo. Il principio insiste sulla valorizzazione delle risorse umane che avviene nel momento in cui la direzione riesce a delegare ai propri collaboratori ciò che non riguarda la strategia aziendale e contestualmente promuove la cooperazione fra gli stessi.
Gestire la qualità significa gestire consapevolmente l’efficacia e l’efficienza dei propri processi, di cui si è a conoscenza.
Inoltre viene spesso richiesta dai bandi di gara pubblici, che richiedono o premiano organizzazioni in possesso di certificazione di Sistema di Qualità, Sistema di Gestione dell’Ambiente o Sistema di Gestione della Sicurezza sul Lavoro.
Vantaggi, quali sono?
Senza dubbio tra i vantaggi emergono la valutazione dei rischi e l’individuazione delle opportunità per prendere decisioni strategiche, adottando un modello organizzativo sull’integrazione dei processi. Aumenta così la capacità di soddisfare le esigenze dei propri clienti, attraverso un maggior controllo dell’azienda.
Il risk management, infatti, comporta un approccio preventivo che impedisce o riduce gli effetti indesiderati permettendo di assicurare sia internamente che esternamente la business continuity.
Riducendo l’inefficienza delle attività svolte, diminuiscono i costi.
Diminuendo i costi, aumenta la competitività del prodotto e/o del servizio offerto.
Come ultimo, ma non per importanza, citiamo tra i vantaggi la definizione delle responsabilità nell’utilizzo delle risorse impiegate.
La storia e le organizzazioni coinvolte
L’International Organization for Standardization (ISO) e l’International Accreditation Forum (IAF) sono i due organismi che disciplinano i principi di conformità dei sistemi di gestione standardizzati. L’ISO sviluppa e pubblica la documentazione delle norme sui sistemi di gestione, mentre l’IAF accredita le competenze degli enti nazionali di accreditamento, che a loro volta accreditano gli enti di certificazione.
Per quanto riguarda il sistema di gestione ISO 9001, ISO e IAF hanno lavorano congiuntamente dal 1987, anno di emissione della norma, a diverse revisioni con l’obiettivo di definire un focus comune attraverso l’intera catena di riconoscimento della certificazione.
La norma è stata sottoposta a una revisione sostanziale nel 2000 per quanto riguarda l’approccio organizzativo e nel 2008 per quanto riguarda la definizione dei requisiti.
Offriamo un servizio di consulenza sistemi di gestione e qualità che guida i nostri clienti nel conseguimento della certificazione di conformità, in accordo con la normativa ISO pertinente.”
