L’importanza della qualifica dei fornitori
La gestione dei fornitori come elementi di rischio e di opportunità
L’affidabilità dei fornitori è una condizione fondamentale per poter garantire i requisiti contrattuali concordati con i clienti e soddisfarne le aspettative, nel rispetto delle normative applicabili.
La selezione dei fornitori non si deve limitare a una mera scelta dell’offerta economica più vantaggiosa, bensì deve tenere conto di molteplici fattori. Approfondiamoli insieme.
Perché è importante valutare i fornitori
La valutazione dei fornitori è un elemento strategico attraverso il quale le imprese verificano le performance ricevute dai propri partners e collaboratori, secondo standard di prodotto e servizio concordati.
I requisiti con cui gestire con efficacia il processo di approvvigionamento sono riportati nelle principali norme che regolamentano i sistemi di gestione, con particolare riferimento ai fornitori che hanno un impatto diretto sulla qualità dei beni e servizi erogati dall’azienda, sulle condizioni di Salute e Sicurezza negli ambienti di lavoro o sull’ambiente.
Le fasi principali della qualifica dei fornitori si sintetizzano in:
- Selezione del fornitore
- Qualifica del fornitore secondo criteri definiti
- Valutazione delle performance del fornitore
- Riqualifica e conferma del fornitore
Le aziende strutturate e dotate di un sistema di gestione affidano questo processo all’area Acquisti o Procurement, con il supporto di altre funzioni aziendali per le valutazioni di tipo tecnico.
Il processo si attiva quando un’area aziendale ha la necessità di acquistare un nuovo prodotto o servizio. Per garantire una separazione di ruoli e responsabilità, la funzione che acquista spesso è differente dalla funzione che riceve il prodotto servizio.
Selezione del fornitore
La selezione del fornitore consiste inizialmente nel definire i criteri di qualifica secondo i quali il fornitore sarà selezionato, che possono essere:
- competenza: verificate ad esempio richiedendo il curriculum vitae del professionista che seguirà l’azienda, la presenza di una certificazione ISO (qualità, sicurezza, ambiente, IT), esperienza nel settore;
- gamma di servizi e prodotti offerti: verifica del catalogo, del sito web;
- tempi di consegna e intervento: verifica delle condizioni di servizio;
- assistenza tecnica: tempi di intervento e capacità di garantire continuità operativa.
L’aspetto economico è un criterio che deve esser ponderato considerati gli altri criteri di valutazione e non può essere mai l’unico fattore a determinare la qualificazione di un fornitore.
Per alcune tipologie di forniture di servizi o prodotti è necessario effettuare un’analisi più approfondita prima di selezionare il fornitore, tramite un assessment iniziale di qualifica.
La valutazione può essere di tipo documentale o in campo.
Gli elementi da verificare si riferiscono alla capacità del fornitore di soddisfare i requisiti normativi applicabili e le richieste dell’azienda, in particolare:
- rispetto dei capitolati tecnici e del contratto
- conformità alle norme di riferimento
- completezza della documentazione obbligatoria in materia di Salute e Sicurezza
- formazione dei dipendenti
- rispetto dei regolamenti e delle politiche aziendali
In altri casi si richiede al fornitore una campionatura dei prodotti presenti a catalogo.
Una volta concordati i requisiti dei prodotti e servizi da fornire, devono essere condivisi i termini contrattuali e le responsabilità del fornitore in caso di inadempienza.
Qualifica del fornitore
volta completata l’analisi con esito positivo, il fornitore viene inserito nell’albo dei fornitori qualificati, a cui potranno rivolgersi le altre funzioni aziendali per richiedere prodotti o servizi avendo la garanzia che i fornitori inseriti nell’albo siano in grado di fornire le prestazioni attese.
Per le forniture di servizi o prodotti considerati strategici per l’azienda è consigliabile poter distribuire gli ordini su più fornitori, al fine di evitare rotture di stock qualora un fornitore non risultasse in grado di rispettare i tempi di consegna richiesti.
Valutazione delle performance del fornitore
Valutare con approccio analitico e proattivo le performance dei propri fornitori consente all’azienda di intercettare fonti di rischio legate al contesto in cui opera il fornitore e prevenire disservizi e reclami. I risultati ottenuti vanno ponderati tenuto conto del volume di fatturato correlato a ciascun fornitore, la possibilità di affidarsi a un fornitore alternativo.
Pensare al controllo del fornitore come un modello statico è limitativo. Le modalità sono da valutare di volta in volta in base alla tipologia di fornitura o servizio, alla criticità associate e alle esigenze dei clienti.
Le performance possono essere valutate in base a vari criteri:
- compliance: adesione al contratto; osservanza di procedure e protocolli come previsti ad esempio dal Modello Organizzativo 231;
- qualità del servizio: rapporti periodici sui tempi di consegna, qualità dei prodotti o servizi, continuità operativa;
- sicurezza: adeguatezza documentazione, assenza di incidenti e infortuni, formazione del personale;
- ambiente: autorizzazioni ambientali, assenza di incidenti ambientali;
- servizi IT: policy di protezione dei dati, assenza di data breach.
Riqualifica e conferma del fornitore
La valutazione di qualifica dei fornitori ha come obiettivo principale la verifica delle condizioni necessarie a confermare il mantenimento della qualifica e l’iscrizione nell’albo dei fornitori.
Le aziende che gestiscono molti fornitori, ad esempio una rete di assistenza, definiscono un ranking associato alle prestazioni ottenute durante l’anno, al fine prevedere incentivi economici a quelli risultati maggiormente performanti.
L’importanza della gestione dei fornitori
Il sistema di qualifica e gestione dei fornitori è un processo che richiede impegno e monitoraggio costante. Una volta inseriti nell’albo dei fornitori e quindi adottati come partner aziendali, il loro contributo può avere ha effetti diretti sul livello di servizio erogato e sulla soddisfazione del cliente.
Secondo la norma UNI EN ISO 9001:2015, il principale standard internazionale di riferimento per i modelli di gestione orientati alla soddisfazione del cliente, l’organizzazione deve assicurare che quanto fornito dall’esterno sia conforme ai requisiti di qualifica definiti. Gli strumenti di cui le società possono disporre per garantire il monitoraggio dei fornitori sono molteplici:
- definizione dei controlli periodici sulle forniture e sui servizi ricevuti, in base alla criticità del fornitore, numero di servizi o prodotti forniti, considerazioni emerse dall’analisi dei rischi e opportunità previste dalla norma UNI EN ISO 9001;
- analisi periodiche delle prestazioni dei fornitori al fine di aggiornare il sistema di qualificazione con frequenza almeno annuale;
- audit presso i fornitori, al fine di identificare punti di forza, non conformità e aree da migliorare;
- analisi di non conformità, reclami e disservizi ricevuti.
Molte aziende condividono gli applicativi aziendali e i loro CRM con i propri fornitori al fine di ottenere un monitoraggio costante e in tempo reale dei servizi erogati e dei tempi di evasione.
Nel caso di audit presso il fornitore (anche denominati audit di parte seconda), l’attività deve essere opportunamente concordata tramite una pianificazione che riporta lo scopo e gli obiettivi della visita, le risorse coinvolte e i tempi previsti.
L’audit deve essere condotto garantendo trasparenza e condividendo la relazione finale a conclusione delle attività, promuovendo a tal fine la collaborazione tra azienda e fornitore.
L’importanza della qualifica dei fornitori
I vantaggi che offre un efficace processo di qualifica dei fornitori riguardano in primo luogo:
- raggiungimento degli obiettivi aziendali in termini di soddisfazione dei clienti, performance, fatturato, qualità offerta;
- riduzione dei rischi riferiti a incidenti o infortuni in materia di salute e sicurezza sul lavoro, con potenziali danni di immagine e interruzioni della fornitura;
- continuità operativa anche in situazioni di emergenza;
- possibilità di generare know-how e valore condiviso nella gestione dei clienti, anche attraverso la condivisione di applicativi in grado di gestire con maggiore efficienza il processo di acquisti.
Il coordinamento della gestione dei fornitori prevede inoltre una maggiore efficienza nella gestione di aspetti operativi come:
- ricezione ed evasione degli ordini in base alle richieste dei clienti;
- comunicazioni e aggiornamenti;
- definizione dei capitolati di appalto.
Poter disporre di un parco dei fornitori qualificati come previsto in un sistema di gestione certificato può rappresentare un notevole vantaggio in situazioni di emergenza, in quanto il fornitore supporta l’Organizzazione per raggiungere un obiettivo comune:
- reclami clienti: risoluzione dei problemi con clienti che hanno ricevuto un disservizio;
- incidente o infortunio: intervento tempestivo nella gestione dell’emergenza e limitazioni dei danni derivanti che potrebbero avere influenza sulla salute e sicurezza dei luoghi di lavoro e sulla continuità operativa;
- attacchi informatici: analisi dell’evento, recupero dati e informazioni e supporto nella gestione delle comunicazioni agli interessati.
La gestione condivisa di eventi critici consolida il rapporto di reciproca fiducia tra fornitore e azienda e favorisce un continuo miglioramento dei processi aziendali.
