Strategie di formazione e sensibilizzazione del personale nel trattamento dei dati personali

La protezione dei dati personali è un aspetto cruciale per qualsiasi organizzazione, sia essa pubblica o privata. Gli obblighi formativi in tale materia sono introdotti dall’art. 39.1.b del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), il quale prevede, tra i compiti del Data Protection Officer (DPO), quello di “sorvegliare l’osservanza […] delle politiche del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi […] la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo”.

La formazione e la sensibilizzazione del personale sono componenti essenziali per garantire che i dati personali siano trattati in modo conforme alle normative vigenti. L’art. 32.4 del GDPR specifica inoltre che “chiunque abbia accesso a dati personali non tratti tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento”. Questo implica che ogni individuo coinvolto nel trattamento dei dati deve essere adeguatamente formato e consapevole delle proprie responsabilità.

Importanza della formazione e sensibilizzazione

In un recente provvedimento, il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito l’importanza fondamentale di formare e sensibilizzare tutti gli addetti al trattamento dei dati personali. Questo è un obbligo che non può essere sottovalutato, poiché la mancata osservanza delle disposizioni in materia può esporre le aziende a sanzioni significative, oltre che a danni reputazionali.

La formazione e sensibilizzazione in questa specifica materia per i dipendenti e collaboratori non è solo un adempimento normativo, ma rappresenta anche un elemento strategico per l’organizzazione. Un personale ben formato è infatti in grado di identificare e gestire i rischi legati al trattamento dei dati in modo più efficiente, riducendo la probabilità di violazioni e garantendo una gestione più sicura delle informazioni personali.

Strutturazione della Formazione

La formazione dovrebbe essere strutturata in modo da coprire diverse esigenze all’interno dell’organizzazione:

Formazione Base: Destinata a tutti i dipendenti e collaboratori incaricati o, meglio, autorizzati a gestire informazioni personali. Questa formazione ha l’obiettivo di fornire indicazioni precise su come trattare i dati in conformità con le normative vigenti. Ad esempio, si potrebbe insegnare come gestire correttamente i dati durante il loro ciclo di vita, dall’acquisizione alla cancellazione, passando per l’archiviazione e la condivisione.
Formazione per Figure Apicali: Destinata a dirigenti, quadri, responsabili di settore e coordinatori di team. Queste figure, avendo spesso accesso a dati più sensibili e avendo maggiori responsabilità in materia di trattamento dei dati, necessitano di una formazione più approfondita. Questa potrebbe includere moduli su come implementare e monitorare le politiche di protezione dei dati, come gestire i rapporti con il DPO, e come affrontare eventuali violazioni della sicurezza.

Caratteristiche della Formazione

Per essere efficace, la formazione in materia di gestione e trattamento dati personali dovrebbe possedere le seguenti caratteristiche:

Pianificazione Annuale: La formazione deve essere pianificata e rinnovata ogni anno per garantire che il personale sia sempre aggiornato sulle ultime normative e best practice.
Adattamento alle Nuove Normative: Deve essere svolta tempestivamente quando lo richiedono nuove norme o modifiche legislative (ad esempio, in caso di nuove disposizioni sul Whistleblowing o segnalazione di illeciti).
Certificazione: È essenziale che la formazione preveda il rilascio di una certificazione al partecipante, attestando così che ha acquisito le conoscenze necessarie per gestire i dati in modo sicuro e conforme.
Documentazione: La formazione deve essere documentabile. Questo significa che l’organizzazione deve essere in grado di dimostrare che la formazione è stata effettivamente erogata, raccogliendo dati come la data e l’ora della formazione, i partecipanti coinvolti, e i contenuti trattati.
Inclusione nei Processi di Onboarding: La formazione deve far parte dei processi di onboarding, ovvero deve essere programmata per tutti i nuovi assunti che tratteranno dati personali. Questo garantisce che ogni nuovo membro del personale comprenda fin da subito l’importanza della protezione dei dati.

Rischi della Mancata Formazione

La mancata formazione o una formazione inadeguata può comportare gravi rischi per l’organizzazione. Tra questi, il più evidente è la possibilità di incorrere in sanzioni da parte delle autorità di controllo, come il Garante Privacy, in caso di violazioni delle normative. Tuttavia, i rischi non sono solo economici: una gestione inadeguata dei dati può anche portare a danni reputazionali, perdita di fiducia da parte dei clienti, e potenziali contenziosi legali.

Monitoraggio e Verifica

È particolarmente importante tenere traccia delle attività svolte (ad esempio tramite test valutativi o attestati di partecipazione ai corsi) come prova del rispetto del principio di accountability da parte del Titolare del trattamento. L’osservanza degli obblighi formativi è spesso oggetto di verifica da parte del Garante Privacy durante le ispezioni.

Inoltre, è consigliabile effettuare regolari audit interni per verificare l’efficacia della formazione e individuare eventuali aree di miglioramento. Questo approccio proattivo non solo aiuta a mantenere la conformità, ma contribuisce anche a creare una cultura aziendale più consapevole e responsabile in materia di protezione dei dati.

Investire nella formazione e sensibilizzazione del personale in materia di trattamento dei dati personali non è solo un obbligo legale, ma un’opportunità per rafforzare la sicurezza aziendale e proteggere la propria organizzazione dai rischi associati alla gestione dei dati. Un programma formativo ben strutturato e documentato è una delle migliori difese contro le potenziali minacce alla privacy e alla sicurezza delle informazioni.