Dati Biometrici dei dipendenti: come e quando possono essere utilizzati in azienda
Negli ultimi anni, i dati biometrici stanno diventando sempre più diffusi nelle aziende per finalità come il controllo delle presenze e l’accesso ad aree riservate. Ma cosa sono i dati biometrici e quali sono le implicazioni in termini di privacy? Quali sono le condizioni per cui il loro uso può essere considerato lecito?
Cosa sono i Dati Biometrici?
I dati biometrici sono informazioni ottenute attraverso il trattamento tecnico di caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona. Questi dati consentono l’identificazione univoca di un individuo e includono elementi come le impronte digitali, la scansione dell’iride, le caratteristiche della retina, il riconoscimento facciale, la geometria della mano e altri tratti distintivi.
Questi dati sono classificati come “dati particolari” dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), il che implica una serie di restrizioni e cautele per il loro trattamento. In particolare, l’articolo 9 del GDPR vieta il trattamento dei dati biometrici, tranne nei casi in cui sussistano specifiche condizioni di liceità, come il consenso esplicito dell’interessato o necessità legate all’adempimento di obblighi di legge.
Perché l’utilizzo dei Dati Biometrici È problematico?
I dati biometrici sono considerati altamente sensibili, poiché una loro compromissione potrebbe portare a danni significativi per l’individuo, come il furto d’identità. Inoltre, a differenza delle password o di altre credenziali, i dati biometrici non possono essere modificati una volta compromessi, aumentando notevolmente il rischio associato al loro utilizzo.
L’uso di dati biometrici deve rispettare i principi fondamentali della normativa sulla protezione dei dati, tra cui:
- Necessità e proporzionalità: l’uso di dati biometrici deve essere proporzionato rispetto alla finalità per cui vengono trattati. È essenziale verificare se gli stessi obiettivi possano essere raggiunti con mezzi meno invasivi.
- Minimizzazione dei dati: devono essere trattati solo i dati strettamente necessari per raggiungere lo scopo prefissato.
Quando è lecito utilizzare i Dati Biometrici?
In ambito lavorativo, l’uso dei dati biometrici è generalmente vietato a meno che non sia strettamente necessario per adempiere obblighi specifici legati alla sicurezza sul lavoro o alla protezione di informazioni particolarmente sensibili. Ad esempio:
- Accesso ad Aree Sensibili: il riconoscimento biometrico può essere utilizzato per limitare l’accesso a determinate aree dove sono presenti informazioni riservate o materiali pericolosi. Tuttavia, tale uso deve essere giustificato e accompagnato da una valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA).
- Rilevazione delle Presenze: il riconoscimento biometrico per la rilevazione delle presenze è generalmente considerato sproporzionato, in quanto esistono sistemi meno invasivi per raggiungere lo stesso scopo. Anche l’acquisizione del consenso dei dipendenti non è considerata una base giuridica sufficiente per il trattamento dei dati biometrici in questo contesto.
Linee guida per un uso corretto dei Dati Biometrici
Per poter implementare sistemi di riconoscimento biometrico in modo lecito e sicuro, le aziende devono:
- Effettuare una Valutazione di Impatto (DPIA) per verificare la necessità, la proporzionalità e i rischi del trattamento.
- Garantire Misure di Sicurezza Adeguate, come la crittografia e la limitazione dell’accesso ai dati.
- Fornire un’Informativa Dettagliata ai dipendenti, spiegando chiaramente come verranno utilizzati i loro dati biometrici e quali sono i loro diritti in merito.
L’uso dei dati biometrici in azienda è un tema complesso e altamente regolamentato. Sebbene tali sistemi possano offrire vantaggi in termini di sicurezza e efficienza, devono essere utilizzati con estrema cautela per garantire il rispetto della privacy dei dipendenti e per evitare il rischio di sanzioni. Ogni azienda deve valutare attentamente se i benefici superano i rischi e se esistono soluzioni alternative meno invasive per raggiungere gli stessi obiettivi.
