Sistemi integrati: Qualità, Ambiente & Sicurezza
L’ultimo decennio del XX secolo verrà, sicuramente, ricordato dalle aziende come il decennio della globalizzazione: poste ad operare in un contesto sempre più competitivo, le imprese europee devono forzatamente tenere il passo con il ritmo incessante del progresso tecnologico, con il rapido cambiamento dei mercati e con il proliferare di provvedimenti normativo-legislativi.
Inoltre le aziende dei paesi a maggior reddito si trovano per forza di cose a sostenere la concorrenza degli stati a basso livello salariale e, sul mercato europeo, la sfida sta diventando sempre più aspra e serrata.
Di fronte a questo preoccupante scenario viene spontaneo chiedersi come le aziende decideranno di rispondere alle sollecitazioni esterne, quale ruolo esse assumeranno per le scelte strategiche dell’impresa e soprattutto com’è possibile far sì che delle occasioni di preoccupazione e pressione si trasformino in un’opportunità di sviluppo, efficienza maggiore e miglioramento dei processi.
I nuovi sistemi di gestione
È evidente che tali mutamenti vanno affrontati ponendo particolare attenzione alla qualità del sistema di produzione e del servizio realizzato, al rispetto dell’ambiente, alla capacità di tutelare la sicurezza e la salute dei lavoratori e con l’impegno ad operare secondo criteri socialmente responsabili che rispettino i diritti umani.
I sistemi di gestione integrati e la loro creazione e adozione spesso rispecchia la politica dell’impresa per tematiche come la sostenibilità ambientale, la gestione dei rifiuti, la fornitura dei prodotti e il loro monitoraggio.
Nel corso degli ultimi dieci anni sono molte le aziende che, per gestire la complessità crescente del mondo industriale hanno adottato un sistema di gestione generalmente improntato ai modelli normativi.
Nella gran parte dei casi si è trattato di sistemi di gestione per la qualità (nel 1987 furono pubblicate le prime norme della serie UNI EN ISO 9000). In minor misura si è trattato di sistemi di gestione ambientale, il cui standard internazionale di riferimento, la UNI EN ISO 14001, risale solo alla fine del 1996, anche se a livello europeo già nel 1993 veniva pubblicato il regolamento EMAS Eco-Management and Audit Scheme; di fatto. però, il regolamento EMAS è diventato pienamente operativo circa due anni dopo nei paesi dell’UE più solleciti.
Per quanto riguarda gli aspetti legati alla sicurezza e salute dei lavoratori pur non esistendo una norma internazionale in materia, ma solo una linea guida inglese, la BS 8800/96, alcune grandi aziende hanno adottato un sistema di gestione della sicurezza sul posto di lavoro, cogliendo in molti casi le sinergie, tra l’altro esplicitamente espresse dalla BS 8800/96, con la ISO 14001/96.
In tema di sicurezza e salute dei lavoratori comunque, non bisogna dimenticare il fatto che le aziende italiane sono chiamate ad ottemperare alle prescrizioni del D.lgs. 626/94, e sue successive modifiche. A tal proposito si tenga ben presente però che il D.lgs. 626/94 non esplicita, pur sottendendolo, un sistema di gestione per la sicurezza, scopo al quale, invece, è orientata la linea guida BS 8800.
Spesso viene indetto un bando per l’affidamento dei servizi per i sistemi di gestione integrata.
Sicurezza sul posto di lavoro: la normativa
Le Direttive europee dei primi anni ’90 sulla sicurezza nei luoghi di lavoro, recepite in Italia principalmente attraverso il Dlgs 626/94, hanno portato all’attenzione in modo diffuso e generalizzato il tema della sicurezza, modificando radicalmente l’impostazione di tipo repressivo degli anni ’50, per introdurre un approccio preventivo e proattivo da parte delle aziende.
Compito che la legge assegna alle aziende è infatti quello di analizzare i processi che costituiscono il proprio ciclo produttivo, individuare i pericoli per i lavoratori, eseguire conseguentemente una valutazione dei rischi, attuare misure di prevenzione e protezione sufficienti per l’eliminazione del rischio o la sua riduzione a valori tollerabili. Inoltre, la legge prevede che le aziende pianifichino un programma di miglioramento per una continua riduzione del rischio residuo ed una sempre adeguata gestione controllata della sicurezza sul lavoro.
Da ciò deriva l’importanza dell’utilizzo di determinate attrezzature che riducono il rischio di infortuni per tutte le tipologie di lavoratori, sottolineando quanto centrali siano le risorse umane in un’organizzazione.
Per soddisfare l’esigenza del mondo industriale di interpretare in modo efficace questo approccio innovativo sono nate negli anni ’90 una serie di norme e guide organizzative e tecniche relative ai sistemi di gestione della sicurezza e salute dei lavoratori.
Una sintesi di tali documenti è rappresentata da OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) che definisce i requisiti per l’istituzione di SGS certificabili, pubblicata in Gran Bretagna nel 1999.
L’ OHSAS 18001 è stata appunto sviluppata in modo da risultare compatibile con la ISO 14001 e con la ISO 9001:2000.
Perché dotarsi di sistemi di gestione aziendali integrati?
Bisogna ricordare che le nuove ISO 9000 sono nate da una stretta e proficua collaborazione con il comitato 207 sui sistemi ambientali. L’importanza dell’evento è rafforzata dalla decisione ISO che, ogni altra eventuale futura norma sui sistemi di management, dovrà essere coerente con la nuova struttura, per facilitare l’integrazione.
- ISO 14000/BS 7750/EMAS PER L’AMBIENTE
· D.L 626-94/bs 8800 PER LA SICUREZZA
· UNI EN ISO SERIE 9000 PER LA QUALITA’
Tutte queste normative sono tra loro compatibili ed in alcuni casi completamente corrispondenti; le norme per la Gestione Ambientale e per la Gestione della Sicurezza presentano struttura e numerazione identiche e la nuova norma ISO 9001:2000 per i Sistemi di Gestione della Qualità si avvicina molto ad entrambe.
I tre sistemi di gestione citati hanno quindi molti elementi e requisiti in comune (ad esempio: il Riesame della Direzione, le Verifiche Ispettive, la gestione della formazione, ecc.).
Sempre più aziende hanno quindi deciso di sfruttare le sovrapposizioni e le sinergie offerte dai diversi sistemi e di realizzare un Sistema integrato Qualità-Ambiente-Sicurezza
E’ in genere preferibile che la struttura base sia costituita dal Sistema di Gestione della Qualità, al quale integrare il Sistema di Gestione Ambientale e/o il Sistema di Gestione della Sicurezza, ma è anche possibile realizzare ad esempio un Sistema integrato Ambiente-Sicurezza.
Il Sistema integrato può essere sottoposto a Certificazioni secondo le singole normative di riferimento con rilascio di Attestato di Integrazione; alcuni organismi rilasciano un Attestato di Eccellenza alle aziende che hanno raggiunto le tre certificazioni.
Dotarsi di sistemi di gestione aziendali integrati, cioè di strumenti volti ad ottimizzare la propria organizzazione attraverso un sistema di pianificazione e controllo delle proprie attività nel rispetto degli obblighi legislativi e nell’ottica del miglioramento continuo, vuol dire affrontare in modo attivo e preventivo la problematica connessa all’ambiente, alla sicurezza e alla soddisfazione del cliente.
I sistemi qualità e i sistemi di gestione ambientale e sicurezza rappresentano pertanto un aspetto essenziale della cultura aziendale, rivolti entrambi al miglioramento continuo di aspetti che in azienda devono integrarsi oltre che per motivi di efficienza e di organizzazione, anche per gestire correttamente quanto prescritto dalla legge.
Per esempio la distinzione tra problemi ambientali e di sicurezza non appare sempre così netta e definita dal punto di vista della legislazione, ma soprattutto le scelte operative per affrontarli, contenerli e gestirli fanno spesso capo ad interventi analoghi o anche allo stesso intervento progettuale.
Anche per questo si è già attivi verso forme di integrazione dei Sistemi di Gestione di Ambiente, Sicurezza e Qualità al fine di risparmiare risorse e recuperare efficienza.
Inoltre, come già ampiamente sperimentato, per la Qualità e per l’Ambiente con la certificazione ISO 14001, la certificazione apporta valore aggiunto all’impresa e alla organizzazione in genere.
La certificazione dà valore agli assets dell’azienda, rende più efficiente la gestione, ne migliora la sua immagine, conferisce credibilità nei confronti dei terzi: cliente, fornitori, contractors.
I possibili benefici conseguenti alla certificazione dipendono dall’azienda e dalle condizioni in cui si trova ad operare.
Per l’attuazione ed il mantenimento di un Sistema di Gestione Integrato per la Qualità, l’Ambiente, la Salute e la Sicurezza, l’organizzazione dovrebbe predisporre un Manuale del Sistema Integrato che copra tutti i requisiti delle tre norme e dovrebbe predisporre procedure e istruzioni di lavoro che devono contenere le informazioni relative ai tre sistemi in modo integrato tutte le volte che ciò è tecnicamente possibile; nei casi in cui l’integrazione comporta difficoltà per la stesura o per la successiva gestione potranno essere predisposti documenti separati.
In ogni caso nel Manuale SGI dovrà essere riportato l’elenco di tutte le procedure con l’indicazione per ognuna di esse se trattasi di documento singolo o integrato; l’integrazione in qualche caso può essere anche parziale.
Il manuale del SGI
L’intero sistema documentale del SGI, dovrebbe essere riassunto in un manuale che permetta in modo pratico e veloce di documentare tutto il sistema documentale, in particolare:
– descrivere la politica e gli obiettivi dell’organizzazione e delineare gli aspetti principali del sistema di gestione;
– dare una visione di quello che l’organizzazione ha messo in atto per soddisfare i requisiti dei documenti di riferimento.
– fungere da “quadro introduttivo” alle procedure in esso richiamate.
I motivi ed i fattori di scelta per un SGI
Primo fattore decisivo è credere alla Qualità come sinonimo di “buon senso organizzativo”.
Cercare di accedere a finanziamenti regionali, capaci di finanziare fino all’ottanta percento del costo delle attività di supporto alla certificazione. I costi delle attività di certificazione integrata (inclusi i costi di mantenimento) incidono peraltro sul fatturato di una piccola azienda, a fronte di ritorni di investimento non garantiti né immediati.
La possibilità di accrescere l’immagine (e la redditività) dell’azienda (anche all’estero dove ad es. la sensibilità alla salvaguardia ambientale è sicuramente superiore).
Nonostante ciò, l’amministrazione unica delle normative ISO per quel che riguarda qualità, ambiente e sicurezza sul lavoro rappresenta una notevole opportunità per la crescita del business e per il miglioramento della competitività.
Creazione del sistema di Gestione Integrato
Il lavoro di analisi e documentazione del SGI è condotto attraverso una serie di colloqui nei quali il consulente cerca di trasferire al titolare dell’azienda gli elementi base di conoscenza per realizzare, documentare e gestire successivamente in autonomia il proprio sistema di gestione integrato; questo attraverso un’inquadratura essenziale sui requisiti delle tre norme di riferimento.
Documento di Politica per la qualità, l’Ambiente e la Sicurezza
Il primo passo da realizzare è quello di definire un documento di politica integrata per la qualità, l’ambiente e la sicurezza, che permetta:
– di definire un quadro di riferimento per gli obiettivi qualità, ambiente e sicurezza, come richiesto dalle normative di riferimento;
– di avviare il progetto di certificazione, dandone diffusione interna ai dipendenti, ai clienti ed alle autorità competenti per territorio rispetto alle tematiche ambientali.
Un documento così redatto, e ben fatto, può avere largo e positivo ritorno di immagine.
Analisi ambientale iniziale
Si avvia la fase di raccolta di dati, informazioni e documenti necessari per realizzare il documento di “Analisi Ambientale iniziale”.
Questo documento (non prescritto espressamente dalla norma di riferimento UNI EN ISO 14001 ma avente origine dalla prescrizione Emas – CEE1836/93, Art. 2) è di grande utilità per definire un’iniziale fotografia dello stato del sistema di gestione ambientale, che permetta di:
– Analizzare le prescrizioni di legge e di regolamento (specifiche per l’attività, prodotti e servizi ed il settore di appartenenza; le leggi ambientali generali applicabili al sito; l’esistenza o necessità di autorizzazioni, licenze e permessi);
– Identificare e valutare gli aspetti ambientali “significativi” (attraverso una metodologia documentata in procedura) in condizioni normali, di avvio e fermata e in emergenza;
– Esaminare le procedure o prassi di gestione ambientale già esistenti.
Si avvia la raccolta e catalogazione dei documenti a supporto della analisi ambientale (certificati, autorizzazioni, licenze, analisi del rischio, schede tecniche delle apparecchiature…), affinché se ne valuti la validità e la completezza.
Sviluppo della “procedura di analisi del rischio ambientale”
Viene redatta una procedura per definire una metodologia con cui analizzare i processi operativi, ed ogni tipologia di aspetto ed impatto ambientale correlato; tale procedura è denominata “Procedura per l’analisi dei rischi ambientali”.
Analisi dei rischi ambientali
L’azienda può essere idealmente suddivisa in processi operativi tra loro coerenti per attività e/o luoghi di svolgimento, per ciascuno dei quali si definisce:
– Una “matrice di correlazione ambientale” tra le attività e gli aspetti ambientali coinvolti;
– Una tabella, nella quale ogni aspetto ambientale (progressivamente identificato nella matrice di correlazione) è descritto ed analizzati i relativi impatti ambientali nelle tre condizioni possibili.
– La valutazione (per ciascun impatto) dell’indice di significatività S, così definito in procedura come prodotto tra la probabilità di accadimento e la gravità del danno, condizionatamente alla coerenza con i requisiti di legge ( in caso di carente o assente coerenza ai requisiti di legge l’impatto è rilevato come significativo).
S = SIGNIFICATIVITA’ IMPATTO = P X D
(Condizionato a C)
Ove
P = Probabilità di accadimento
D = Gravità del danno dovuto all’impatto
C = Coerenza con i requisiti di legge (ove esistenti)
Importante è anche la procedura di “Gestione delle emergenze e degli impatti ambientali” attraverso cui effettuare la sensibilizzazione e l’addestramento degli operatori alle operazioni aventi influenza ambientale.
Creazione del Sistema di Gestione per la Qualità
Si avvia la fase di raccolta di dati, informazioni e documenti necessari per realizzare il SGQ.
La gestione della documentazione del Sistema Qualità può esser impostata sui seguenti criteri:
– Facilità di integrazione con il sistema di gestione ambientale e di sicurezza;
– Semplicità documentale (minimo uso di procedure esterne al Manuale e di modulistica, elevato ricorso alla buona prassi);
– Utilizzo di strumenti informatici per la gestione dei documenti, delle scadenze, degli elenchi e della pianificazione economica;
– Organizzazione chiara dei documenti per tipologia e finalità d’uso.
In base alla descrizione delle attività dei singoli processi si redigono le procedure con i relativi moduli.
Creazione del Sistema di Gestione della Sicurezza e della Salute sui luoghi di lavoro
Il Consulente procede ad una visita preliminare dove effettua un sopralluogo tecnico per:
– l’identificazione dei pericoli
– la valutazione dei rischi (dal quale viene redatto un documento di Valutazione dei rischi)
Effettua un confronto tra la situazione del cliente e la normativa applicabile e redige la documentazione necessaria in base a cinque elementi fondamentali:
– politica per la salute e sicurezza dei lavoratori
– pianificazione
– attuazione e funzionamento
– controlli ed azioni correttive
– riesame della direzione.
Questi elementi vengono sviluppati nell’ottica del miglioramento continuo, criterio di valutazione fondamentale dell’efficacia di un SGS.
