ISO/CD 14001.2: la nuova proposta di revisione della norma UNI EN ISO 14001 sui sistemi di gestione ambientale

fonte: UNI, Stefano Sibilio

Il processo di revisione ISO
La struttura attuale della norma internazionale ISO 14001, che definisce i requisiti per l’adozione di un sistema di gestione ambientale da parte di qualsiasi organizzazione, ha mostrato negli anni un’ottima flessibilità rispetto alle esigenze di un mercato sempre in evoluzione, permettendone l’applicazione ad entità differenti caratterizzate da impatti ambientali anche di natura molto diversa. Ad oggi, infatti, oltre alle imprese manifatturiere, tra le organizzazioni dotate di un sistema di gestione conforme alla ISO 14001 si contano anche società di servizi, interi comuni, parchi naturali, complessi turistici, rifugi di montagna e persino delle banche.
La stessa varietà di possibili tipologie di organizzazioni riguarda, seppur con cifre molto più basse, le registrazioni comunitarie EMAS, ma, essendo nato esclusivamente per i siti industriali, il Regolamento europeo ha avuto bisogno di una revisione per estendere il proprio campo di applicazione anche ad entità diverse dalle aziende produttive.
Oggi anche la norma ISO 14001 è in revisione, ma per motivi diversi. Sono infatti le stesse regole ISO che prevedono che tutte le norme siano poste in “revisione quinquennale”, una procedura che, a cinque anni dalla pubblicazione di una norma, prevede un’inchiesta presso tutti i paesi membri, per valutare se la norma è ancora attuale, se può o deve essere aggiornata o migliorata, se addirittura deve essere ritirata. Sulla base dei commenti ricevuti dagli esperti ISO, il gruppo di lavoro WG1 del sottocomitato internazionale ISO/TC 207/SC1 “Environmental Management System”, responsabile dell’elaborazione della prima versione della ISO 14001, già nel 2000 aveva deciso di iniziare i lavori di revisione della norma, escludendo l’ipotesi di modificarne i requisiti ma indirizzando i lavori soltanto su possibili chiarimenti o miglioramenti del testo e sulla compatibilità con le nuove ISO 9000:2000. Dopo diverse riunioni internazionali è stata emessa la prima bozza di revisione, l’ISO/CD 14001.1, ossia il “Committee Draft” datato dicembre 2001.

Su questo testo i paesi ISO si sono già confrontati, con pareri abbastanza differenziati, non consentendo di arrivare in tempi rapidi all’elaborazione di un DIS (Draft International Standard, sarà il documento che, quando finalizzato, verrà ufficialmente inviato in inchiesta pubblica), ma richiedendo al comitato tecnico una nuova bozza. All’inizio dell’anno in corso è stata così posta al voto ISO la seconda bozza di revisione, identificata come ISO/CD 14001.2.
Data la premessa è evidente che entrambi i documenti ISO (CD.1 del 2001 e CD.2 del 2003) non si discostano in maniera sostanziale dalla ISO 14001 del 1996 attualmente in vigore. Nonostante ciò, da un esame comparato dei tre testi, emergono alcuni elementi interessanti.

L’analisi ambientale
L’analisi ambientale, ovvero quel processo iniziale dell’attuazione di un sistema di gestione ambientale, teso a “prendere in considerazione tutti gli aspetti ambientali dell’organizzazione prima di stabilire il sistema di gestione ambientale” [UNI EN ISO 14001:1996, Appendice A], non è un requisito della norma in senso stretto, non essendo riportato nella parte normativa del testo, ovvero tra i requisiti del punto 4 della norma. Nelle prime fasi del processo di revisione si era ipotizzato di inserire questo requisito in una nuova versione della ISO 14001, ritenendolo importante ai fini della costruzione del sistema di gestione ambientale. Ma l’inserimento di un nuovo requisito avrebbe stravolto la struttura del sistema di gestione, riconosciuto invece come uno strumento valido e completo già nella sua forma attuale. Si è scelto dunque di non aggiungere nuovi requisiti nel punto 4 della norma, ma la valutazione che è stata fatta in proposito è che l’analisi ambientale, che la pratica stessa ha dimostrato essere un passaggio obbligato per l’applicazione della norma, è da considerarsi come una sorta di pre-requisito per la corretta attuazione di un sistema di gestione ambientale. Va intesa dunque come procedura preliminare finalizzata a conoscere la propria posizione nei confronti dell’ambiente prima della progettazione stessa del sistema, individuando così lo “stato zero” sulla base del quale sarà possibile misurare il miglioramento indotto dal sistema.
Anche il Regolamento EMAS considera l’analisi ambientale (vedere Reg. 761/2001 Allegato VII) come un requisito preliminare rispetto all’attuazione del sistema, che è a sua volta coincidente con il punto 4 della ISO 14001 (vedere Reg. 761/2001 Allegato I), richiedendo poi, come noto, il passo in più della Dichiarazione Ambientale.
Per quanto riguarda il testo della ISO 14001, la significativa novità introdotta dal CD.2 è nell’appendice informativa della norma, dove tutta la trattazione relativa all’analisi ambientale, che nella ISO 14001:1996 è proposta tra le informazioni sulla pianificazione del sistema, viene ora spostata nel capitolo iniziale dell’appendice, a sottolineare ancor di più la propedeuticità dell’analisi ambientale, non solo rispetto alla fase di pianificazione e di individuazione degli aspetti significativi, ma alla stessa definizione della politica ambientale e degli obiettivi di miglioramento e quindi dell’intera struttura del sistema di gestione ambientale.

Gli aspetti ambientali
La modifica sicuramente più significativa, introdotta già dal CD.1 ed ormai “consolidata” in questo processo di revisione della norma, riguarda l’individuazione degli aspetti ambientali, in cui si chiede di tenere conto sia degli aspetti ambientali che sono sotto il diretto controllo dell’organizzazione, sia di quelli sui quali l’organizzazione può soltanto esercitare un’influenza.
Una lettura attenta della versione in vigore della norma configura questo come un semplice chiarimento del testo, in quanto la distinzione è già presente, ma evidentemente non era stata attentamente valutata. La diffusione stessa della ISO 14001 in ambiti come quello bancario o territoriale dimostra chiaramente che non avrebbe senso impostare un sistema di gestione ambientale che non tenga conto di quelli che in EMAS 2 vengono definiti come gli “aspetti ambientali indiretti”.
Il CD.2 aggiunge ulteriori importanti chiarimenti, anche stavolta inseriti nell’appendice della norma per evitare appesantimenti del testo normativo. Così gli aspetti che l’organizzazione può soltanto influenzare vengono identificati come quelli relativi ai beni e servizi utilizzati dall’organizzazione (vista dunque come cliente di una filiera) e dai prodotti e servizi forniti dalla stessa ai propri clienti (l’organizzazione vista come fornitore).
Si chiarisce poi che un’organizzazione che è responsabile della progettazione dei propri prodotti può modificare, per esempio, un materiale in ingresso, influenzando così i propri fornitori, mentre un’organizzazione che ha bisogno di fornire un prodotto in accordo a specifiche determinate dai suoi clienti, può avere un’influenza molto più bassa. Rispetto ai prodotti forniti, pur riconoscendo che le organizzazioni possono avere un controllo limitato sull’uso e sullo smaltimento dei loro prodotti da parte degli utilizzatori, si sottolinea che esse possono comunque utilizzare forme di comunicazione per esercitare la loro influenza sugli utilizzatori stessi.
Un ulteriore chiarimento è aggiunto dalla revisione della norma ISO 14004 che sta seguendo in parallelo la stessa procedura della ISO 14001. Nella nuova bozza di revisione si introduce un elenco di possibili aspetti indiretti: le attività effettuate in appalto, la progettazione di prodotti e servizi, i materiali, i beni ed i servizi forniti ed utilizzati, il trasporto, l’uso, il riuso e il riciclaggio dei prodotti forniti.

Le prescrizioni legislative
Altro punto molto dibattuto, che va ancora una volta a chiarire una scorretta interpretazione della norma attuale, riguarda le prescrizioni legislative.
La suddivisione dell’attuale punto 4.5.1 della norma, relativo a sorveglianza e misurazioni, in due punti: “monitoring and measurement” ed “evaluation of legal compliance”, fornisce un riferimento univoco e chiaro agli utilizzatori della norma, non consentendo più di ipotizzare che l’attuazione di un sistema di gestione ambientale non implichi il rispetto della legislazione ambientale applicabile all’organizzazione.
Un ulteriore segnale forte sull’importanza della conformità legislativa è presente nel testo del CD.2 dove si introduce l’obbligo dell’organizzazione di assicurare che tutte le prescrizioni siano effettivamente prese in considerazione nello sviluppo stesso, nell’attuazione e nel mantenimento del sistema di gestione. In particolare si sottolinea che gli obiettivi e i traguardi devono essere coerenti anche con l’impegno alla conformità legislativa e al miglioramento continuo, oltre che con la politica e con l’impegno alla prevenzione dell’inquinamento (come riportato nella versione attuale della norma). Questo percorso presuppone che il miglioramento continuo deve avere proprio la conformità legislativa come base di partenza dalla quale sviluppare obiettivi migliorativi e chiarisce ulteriormente lo stretto legame che deve esserci tra l’impostazione di un sistema di gestione ambientale e la conformità a tutti i requisiti legislativi di natura ambientale applicabili.

La documentazione del sistema
In materia di documentazione, oltre ad importanti chiarimenti sulla gestione delle registrazioni, la novità principale è un segnale forte nella direzione del maggiore alleggerimento possibile del peso burocratico del sistema, aprendo alla possibilità di utilizzo di procedure non documentate per tutti i punti della norma, ad esclusione del controllo operativo.
In appendice si propone poi un chiarimento riguardo alla possibilità di documentare o meno una procedura, decisione che dovrebbe dipendere dalle conseguenze di natura ambientale che il non documentarla può comportare, dalla necessità di dimostrare la conformità alle prescrizioni legislative, dalla necessità di garantire che le attività vengano svolte in maniera coerente. I vantaggi di avere procedure documentate vengono identificati nei seguenti: comunicazioni più immediate, gestione documentale più accurata e precisa, minori rischi di ambiguità e scostamenti da quanto richiesto, dimostrabilità e visibilità dei contenuti delle procedure.

Gli audit del sistema di gestione
Anche il punto relativo agli audit è stato modificato nella proposta di revisione, ma si è scelto di non fare riferimento alla nuova ISO 19011, per non introdurre nuovi requisiti, tanto che lo stesso punto sui riferimenti normativi è rimasto privo di riferimenti ad altre norme. Nel titolo del punto 4.5.5 si chiarisce che gli audit trattati sono quelli “interni” dell’organizzazione stessa, limitando così ai soli audit di prima parte. Nel testo si sottolinea poi l’importanza di pianificare l’attività di audit e di selezionare gli auditor secondo criteri di obiettività ed imparzialità.

Conclusioni
Attualmente il CD.2 è posto in discussione tra gli Enti Normatori ISO (UNI per l’Italia), la raccolta e la discussione dei commenti consentirà di redigere la bozza ufficiale ISO/DIS 14001 che, dopo il meeting della prossima estate, andrà in inchiesta pubblica. Naturalmente molto dipenderà dall’esito di questi confronti ed in particolare dal fatto che, indipendentemente dai commenti, una larga maggioranza abbia approvato i contenuti della revisione.

Prospetto 1: I documenti di riferimento per i sistemi di gestione ambientale