Gestione delle disposizioni normative e regole in un sistema di gestione ambientale: un esempio di registro

Il responsabile  con il supporto di tutte le funzioni, deve identificare le disposizioni normative e le regole che disciplinano le attività dell’azienda svolte nel sito. Per l’identificazione il responsabile deve tenere sotto controllo le seguenti attività:

1)     la pubblicazione delle nuove Norme europee, nazionali, regionali, provinciali e comunali di carattere ambientale che regolano l’attività aziendale;
2)     l’adesione volontaria sottoscritta dalla Direzione Generale ad accordi di settore definiti dalle Associazioni di categoria; ad accordi di comportamento sottoscritti con la Pubblica Amministrazione, Linee di condotta, ed altri; che disciplinano i suoi aspetti ambientali;
3)     le modifiche del processo produttivo, che includano sia la modifica degli impianti e processi esistenti che l’introduzione di nuovi impianti e processi, che comporti nuovi adempimenti a norme già individuate o adempimenti a norme precedentemente non identificate.

Archiviazione, distribuzione ed aggiornamento della “Normativa”

Il responsabile una volta identificate le disposizioni normative in campo ambientale a cui le attività dell’azienda devono conformarsi, provvede al reperimento della norma, alla distribuzione alle funzioni interessate ed alla sua corretta archiviazione. Leggi. Le cartelle sono identificate in base agli aspetti ambientali controllati (emissioni in atmosfera, effluenti idrici, ecc.).

Identificazione, archiviazione e aggiornamento delle  “Registrazioni”

Il responsabile  con il supporto di tutte le funzioni interessate, deve rinvenire o identificare le registrazioni che documentano l’adempimento ai requisiti previsti dalla normativa precedentemente identificata (autorizzazioni, invio analisi, comunicazioni, ecc.).

Verifica e aggiornamento della “Conformità”

Durante la fase precedente il responsabile verifica lo stato della conformità alla normativa ambientale e/o alle Regole delle attività dell’azienda. Questa attività di verifica deve essere svolta con il supporto delle Direzioni Funzionali interessate e contattando tutti i livelli della struttura organizzativa interessati.

Documentazione

Il “Registro delle Disposizioni Normative e delle Regole” è composto da una scheda per ogni aspetto ambientale la cui gestione prevede l’adempimento a requisiti normativi o a regole di comportamento.

Per ogni scheda dovranno essere indicati:
la normativa di riferimento individuata;
gli articoli della normativa che prevedono un adempimento specifico da parte dell’azienda;
l’archiviazione della norma indicandone la collocazione, la data di archiviazione e il responsabile dell’archiviazione;
la registrazione dell’adempimento evidenziato nella II colonna;
l’archiviazione della registrazione indicando la collocazione nell’archivio, la data di archiviazione e il responsabile;
lo stato della conformità esistente;
la validità della conformità evidenziata;
Allegato A

REGISTRO DELLE DISPOSIZIONI NORMATIVE E DELLE REGOLE

ASPETTO AMBIENTALE:

* C = Conforme; RA = Ritardo Amministrativo; IP = In via di Predisposizione; NC = Non Conforme