Accesso alle banche dati e diritti dei cittadini

Dalla Newsletter n. 246 del 21 – 27 febbraio 2005 del Garante

É gratuito l’accesso ai propri dati personali detenuti da società pubbliche o private. Un modesto contributo spese è invece dovuto nel caso in cui se ne chieda la trascrizione su particolari supporti o le ricerche diano esito negativo. Il contributo richiesto non può comunque superare i costi effettivamente sostenuti per la ricerca e gli importi massimi stabiliti dal Garante. Con un provvedimento a carattere generale (Gazzetta ufficiale n. 55 dell’8 marzo 2005), l’Autorità ha individuato – in attuazione del Codice in materia di protezione dei dati personali  – criteri e contributi spese, eventualmente dovuti, in caso di esercizio dei diritti di accesso. Gli importi sono stati determinati tenendo conto di una serie di fattori: la normativa comunitaria ed internazionale, la necessità di non rendere oneroso l’esercizio del diritto di accesso, i contributi già previsti dalla legge (d.P.R. n. 501/1998) prima dell’entrata in vigore del Codice in materia di protezione dei dati personali.

Il Codice riconosce, infatti, ad ognuno, il diritto di chiedere gratuitamente, a società pubbliche o private, e di avere conferma dell’esistenza di propri dati personali, ottenere la loro comunicazione in modo comprensibile, conoscerne l’origine, sapere come  e perché sono raccolti e utilizzati. Ma lo stesso Codice, nell’intento di circoscrivere il numero delle istanze immotivate che possono finire per gravare sull’attività di un’amministrazione o di una azienda privata, prevede la possibilità di chiedere un contributo spese, demandandone la determinazione al Garante. Chi si rivolge a enti pubblici e privati, impegnandoli in ricerche, spesso laboriose, che non portano a nulla, perché i suoi dati non risultano essere stati mai trattati, dovrà versare un contributo spese fino ad un massimo di dieci euro, importo sostanzialmente corrispondente a quello a quello già previsto dalla precedente normativa (£ 20.000). Il contributo non può essere chiesto quando i dati, cancellati o non più reperibili, risultano comunque trattati in precedenza.  Si scende a due euro e mezzo se le ricerche sono effettuate in modo elettronico e la risposta, negativa, è fornita oralmente. Il contributo è invece di venti euro nel caso in cui la risposta sia positiva (si confermi, quindi, di detenere i dati), ma l’interessato chieda che siano riportati su supporti particolari come audiovisivi, lastre, nastri, di maggior costo rispetto agli ordinari floppy disk o Cd rom. Si tratta sempre, di un importo massimo perché il contributo non può comunque eccedere i costi effettivamente sostenuti e documentabili. Considerato, infine, che un contributo spese può essere chiesto, in base al Codice, anche quando le ricerche sono difficoltose e richiedono un notevole impiego di mezzi, il Garante, con separato provvedimento, ha accolto, solo per il 2005, la richiesta di un sistema di informazioni creditizie che intendeva avvalersi di questa possibilità in particolari ipotesi (contributi per supplementi di istruttoria, spese postali).