Consulenza adempimenti in materia di whistleblowing

Con il D. Lgs. n. 24/2023 il legislatore italiano ha recepito i principi comunitari espressi nella direttiva (UE) 2019/1937 che ha introdotto una serie di norme comuni finalizzate a garantire un adeguato livello di protezione ai whistleblowers pubblici e privati, nell’intento di uniformare le normative degli Stati membri.

L’istituto del whistleblowing è uno strumento giuridico finalizzato alla tutela dei lavoratori (in senso lato) che segnalano illeciti o attività fraudolente svolte all’interno della struttura di appartenenza, ai soggetti appositamente incaricati (canali interni, OdV, ANAC o Autorità giudiziarie) e il D. Lgs. n. 24/2023 ne disciplina presupposti, ambiti soggettivo e oggettivo, criteri interpretativi, regole attuative e forme di tutela, definendo così la portata effettiva dell’istituto.

Tale ultimo intervento normativo, superando la precedente stratificazione normativa, interviene sull’intera disciplina dei canali di segnalazione e intensifica le tutele riconosciute ai segnalanti: innanzitutto, amplia la platea dei destinatari degli obblighi, in secondo luogo declina ulteriori condotte potenzialmente illecite meritevoli di segnalazione e, non ultimo, delinea i profili sanzionatori delle violazioni e dei comportamenti, anche ritorsivi.

I canali che il datore di lavoro o l’ente pubblico è tenuto a mettere a disposizione dei potenziali segnalatori (whistleblowers) devono -in ogni caso- garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità whistleblower, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione stessa e della relativa documentazione.

L’intervento di Frareg S.r.l. prende le mosse dalla definizione ed implementazione di un sistema che possa coniugare l’esercizio della facoltà di segnalare l’illecito o l’attività fraudolenta del whistleblower con l’applicazione di una effettiva ed efficace tutela dello stesso, conforme dall’impianto normativo.

In particolare, la nostra attività consulenziale per questa fase sarà articolata come segue:

• Verifica preliminare della sussistenza dei requisiti soggettivi di applicabilità della norma, tramite un incontro con il cliente e studio della documentazione societaria;
• Definizione delle modalità di ricezione delle segnalazioni;
• Audizione preliminare delle rappresentanze o delle organizzazioni sindacali per l’acquisizione di eventuali osservazioni in tema;
• Supporto nella redazione dell’apposito atto organizzativo e delle procedure per il ricevimento delle segnalazioni e per la loro gestione;
• Verifica della tutela della riservatezza del segnalante by design e by default;
• Coordinamento del sistema whistleblowing con le richieste in materia di protezione dei dati personali con redazione di:
  • valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) in base alla tipologia di canale interno prescelto dal cliente;
  • materiale informativo per i soggetti segnalanti e per coloro che godono di protezione in caso di segnalazione;
  • informative privacy specifiche;
  • mappatura del trattamento nel Registro apposito;
  • (se del caso) autorizzazione al trattamento per il/i soggetto/i interni individuati come gestori delle segnalazioni;
  • (se del caso) nomina a Responsabile esterno a fornitori eventualmente coinvolti nel sistema.

Incarico a gestore delle segnalazioni

Il gestore delle segnalazioni è il soggetto cui l’azienda/ente pubblico affida tutte le attività necessarie e obbligatorie destinate alla verifica del contenuto della segnalazione stessa.

Perché tale funzione ultima possa essere assolta in conformità con il disposto normativo, è necessario che il gestore possieda i requisiti di autonomia, imparzialità e indipendenza: ne consegue che individuare un soggetto esterno all’organizzazione può garantire una più efficace prevenzione dei comportamenti illeciti ed una migliore ed imparziale attività di verifica delle segnalazioni.

Il servizio di cui al presente punto si concretizza nelle seguenti attività:

• Messa a diretta disposizione del cliente – da parte di Frareg S.r.l. – di una piattaforma dedicata, rispondente ai requisiti di idoneità, con finalità di assurgere a canale interno di segnalazione, con possibilità di acquisizione delle segnalazioni sia in forma scritta che in forma orale;
• Ricezione diretta delle segnalazioni;
• Rilascio al segnalante dell’avviso di ricevimento della segnalazione entro i termini previsti dalla legge;
• Mantenimento delle interlocuzioni con il segnalante;
• Gestione proattiva della singola segnalazione;
• Riscontro finale nel merito al segnalante.

Il prodotto “Whistleblower software”

Frareg ha firmato un accordo di partnership con una delle più note piattaforme informatiche internazionali.

La piattaforma rappresenta la soluzione che permette al whistleblower di segnalare illeciti a un gruppo selezionato di personale all’interno di un’azienda, in forma confidenziale o anonima.
Il sistema è stato progettato su misura per aiutare le aziende a conformarsi con la Direttiva UE sul Whistleblowing e con l’implementazione specifica delle leggi nazionali come il D.lgs. 24/2023.
La gestione dei casi, inoltre, avviene in un ambiente sicuro e protetto, al fine di rispettare i requisiti privacy, con misure di protezione come la crittografia end-to-end, il principio dei 4 occhi e l’oscuramento di dati particolari.

Pagina di segnalazione

La piattaforma di segnalazione può essere integrata con semplice link direttamente in calce ad ogni pagina del sito internet del cliente, con massima facilità di accesso per il segnalante e personalizzazione per il cliente.
Il prodotto offre la possibilità per il segnalante di effettuare una nuova segnalazione o di verificare il progresso di una già effettuata.

Ogni nuova segnalazione può essere fatta in forma scritta o orale; per quest’ultima vi è anche la possibilità di mascherare la voce e di eliminare i dati di trasposizione in forma scritta.