Comunicazione efficace in azienda: metodi e figure da coinvolgere
Perché è importante saper comunicare in azienda
Per “comunicazione” si intende un processo di scambio reciproco di informazioni, tra due o più interlocutori all’interno di un determinato ambito; ha quindi funzione di collante che crea connessioni interpersonali e determina il clima in cui ci troviamo ad operare. La comunicazione è uno scambio di informazioni tra due o più soggetti, in un determinato contesto, scambio che produce una reciproca influenza.
Informare è trasmettere in modo puro e semplice notizie e dati da un soggetto a un altro; comunicare efficacemente è invece mettere in comune, realizzare uno scambio tra due o più parti. La comunicazione può dirsi efficace (di comprensione reciproca) solo quando trasmittente e ricevente attribuiscono lo stesso significato al messaggio trasmesso.
La comunicazione interpersonale non è solo verbale, ma anche gestualità e visuale. Qualsiasi cosa diciamo, qualsiasi movimento del nostro corpo, espressione del nostro viso, durante una riunione con i nostri collaboratori, durante una dimostrazione di un software, durante un incontro programmatico con un prospect, tutto questo è comunicazione.
“Comunicazione verbale e non verbale devono essere coerenti e non elidersi a vicenda” Paul Waltzlawick.
La comunicazione è lo strumento attraverso il quale mettiamo in gioco le nostre competenze, è lo strumento attraverso il quale otteniamo o meno il consenso da parte delle altre persone e quindi la collaborazione o meno da parte dei nostri colleghi, managers, clienti, ecc.
Migliorare la comunicazione in ambito professionale è quindi anche il primo passo verso il miglioramento della leadership e della produttività aziendale. In special modo per un manager, comunicare bene significa saper motivare e allo stesso tempo fidelizzare il personale, garantendo in questo modo un miglior lavoro di squadra. Un manager che riesce a farsi capire da tutti, a scanso di equivoci, non solo riduce notevolmente i margini di errore e di incertezza, ma riesce a rafforzare anche le relazioni tramite la creazione di un sano rapporto di fiducia. Senza una comunicazione efficace, il nostro messaggio può trasformarsi in errore, incomprensione, frustrazione, o anche in un disastro per essere stato frainteso.
In azienda la capacità di comunicare adeguatamente è fondamentale per il successo del team e dell’azienda stessa.
Nell’ambito della “comunicazione”, c’è sicuramente anche la “formazione” del lavoratore sulla salute e sicurezza sul lavoro, che deve risultare, appunto, come prima cosa, efficace; vi è, cioè, l’esigenza che la formazione e l’informazione non vengano semplicemente date ai lavoratori, ma vengano effettivamente ricevuta dai lavoratori. Ciò comporta che un datore di lavoro non si limiti a fornire la formazione e l’informazione, ma si preoccupi di verificare che queste siano state realmente recepite e assimilate dai lavoratori attraverso la verifica dell’apprendimento.
Quali sono i migliori metodi di comunicazione
Avere tecniche di comunicazione efficaci significa fare in modo che il messaggio trasmesso venga recepito correttamente del destinatario.
Per comunicare in modo efficace è necessario mantenere la concentrazione a livelli adeguati, anche se si sta semplicemente scrivendo una e-mail, evitando di dare informazioni inadeguate e facendo si che i destinatari focalizzino immediatamente in nocciolo della questione.
È meglio utilizzare un linguaggio chiaro e sintetico, evitando di inserire solo termini tecnici di difficile comprensione.
Altro punto importante riguarda la conoscenza del destinatario; per comunicare al meglio è bene riuscire ad anticipare le esigenze degli interlocutori.
Saper comunicare è importante tanto quanto sapere ascoltare; l’ascolto, per essere efficace, deve essere attivo ed empatico. Non bisogna restare focalizzati solamente sul messaggio, ma anche su ciò che sta avvenendo, cercando di comprendere tutto quello che una persona trasmette.
Si possono distinguere diversi contesti comunicativi, anche secondo il seguente schema:
- Comunicazioni verticali: avvengono tra soggetti posti a diversi livelli della struttura gerarchica aziendale.
- Comunicazioni orizzontali: avvengono tra soggetti posti allo stesso livello della struttura gerarchica aziendale.
- Comunicazioni trasversali: avvengono tra soggetti posti allo stesso livello gerarchico, ma appartenenti ad aree diverse dell’organizzazione aziendale.
Per una comunicazione efficace; bisogna tener presenti tre aspetti fondamentali:
- Trasmettere un messaggio
- Stimolare la curiosità di chi ci ascolta
- Facilitare il ricordo di quanto stiamo comunicando
Per assicurare efficienza ed efficacia della comunicazione è necessario definire l’obiettivo della comunicazione, individuare le persone a cui ci si rivolge e le loro caratteristiche, elaborare una serie di strumenti e mezzi di comunicazione adeguati alle risorse disponibili, ma anche all’obiettivo fissato e alle caratteristiche dei lavoratori.
La percezione è il filtro tra noi e il mondo, ovvero il processo attraverso cui elaboriamo gli stimoli provenienti dall’ambiente e attribuiamo loro un significato
Diversi elementi condizionano l’efficacia della comunicazione:
1) Il tempo soggettivo: percezione soggettiva dello scorrere del tempo diversa tra gli individui
2) La distorsione percettiva: risultato di perdita di attenzione, ristrutturazione del contesto (adegua mento a schemi personali), aggiunta di elementi.
3) Attenzione.
4) Centratura dell’ascoltatore: età educazione, professione, valori, motivazioni.
5) Coerenza tra canali della comunicazione.
6) Feedback.
7) Grado di accettazione relazionale.
8) Relazione sistemica con la comunicazione aziendale e con tutti gli altri sistemi di gestione dell’azienda
Per migliorare la propria capacità di comunicare potrebbe essere utile anche una attenta auto-analisi delle proprie relazioni quotidiane, cercando di individuare quali comportamenti utili sono stati assunti durante la giornata e quali, invece, sono risultati carenti o, comunque, trascurati.
Oggi, nell’era digitale, la base di partenza per una buona comunicazione interna comprende la realizzazione di eventi di team building, l’invio di newsletter di aggiornamento, l’organizzazione di riunioni, la creazione o l’implementazione di un blog aziendale. Questi strumenti sono di primaria importanza per supportare una valida comunicazione interna aziendale: bisogna quindi partire da quanto già stato consolidato nel passato e cercare di attualizzarlo in accordo con le trasformazioni in atto.
Riassumendo, i segreti per una comunicazione efficace possono essere considerati un po’ i seguenti:
- Avere adeguate competenze sull’argomento oggetto e comunicare sempre in modo professionale.
- Scegliere gli argomenti adatti, cercando anche di riuscire a comprendere e saper ascoltare l’interlocutore (empatia); coinvolgere quindi l’interlocutore in una conversazione anche con domande e discussioni, aumentando la confidenza.
- Individuare la giusta forma comunicativa, con un atteggiamento rivolto alla comprensione dell’interlocutore, una postura ed un tono della voce appropriati al contesto, uniti ad una gestualità non eccessiva.
- Esporre con chiarezza gli argomenti oggetto, con un linguaggio che arrivi facilmente all’interlocutore.
- Essere assertivi; la comunicazione assertiva è la capacità di esprimere idee e sentimenti positivi e negativi in modo aperto, onesto e diretto.
Errori da evitare:
- comunicare con aggressività, dovuta spesso a eccessiva autostima e sicurezza
- comunicare con passività, dovuta spesso a scarsa conoscenza e competenza sull’argomento
Quali sono le figure da coinvolgere
Per una adeguata comunicazione interna aziendale, che contempli le diverse esigenze dei dipendenti, con l’obiettivo di rispondere tempestivamente alle aspettative delle persone, si devono coinvolgere una serie di figure; tra queste, contestualmente con le differenti organizzazioni aziendali, le principali figure da coinvolgere risultano le seguenti:
- Managers, dirigenti
- Preposti
- Personale HR
- Rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza
- Responsabile del servizio di prevenzione e protezione
Gestione della comunicazione: riunioni
Le riunioni sono un modo fondamentale con cui l’organizzazione dice alle persone “tu sei uno dei nostri”; se le riunioni sono positive e piacevoli, le persone penseranno “questa è un’organizzazione per cui è bello lavorare”, mentre, se le riunioni sono gestite male, noiose e perdi-tempo, le persone crederanno che l’organizzazione è gestita male ed è noiosa, e che non sa tenere ln considerazione il tempo delle persone. Cattive riunioni producono altre cattive riunioni.
Le riunioni sono importanti. Sono tra le principali occasioni in cui si forma e si sviluppano la cultura e il clima dell’organizzazione.
Risultati di una comunicazione efficace
- Feedback positivi, verificabili anche vedendo di essere riusciti a trasmettere quanto previsto dall’argomento della comunicazione
- ascolto attivo da parte di tutti gli interlocutori durante l’incontro, con partecipazione e coinvolgimento nella discussione
- Aumento della confidenza reciproca
- Aver arricchito l’interlocutore di concetti utili, collaborando quindi ad una sua crescita personale.
